Wenn Sie Ihre Bestellung in unserem Online-Shop aufgegeben haben, läuft die Zeit: Bei Ihnen besonders schnell, wenn Sie dringend ein Ersatzteil benötigen, weil eine Maschine steht. Bei Ihnen meistens, weil Sie die bestellte Ware generell bald in Empfang nehmen möchten. Und auch bei uns, weil wir unser Versprechen von der schnellen Lieferung halten wollen.
In diesem Beitrag bieten wir Ihnen einen Blick hinter die Kulissen, damit Sie nachvollziehen können, was nach Eingang der Bestellung bei uns passiert und wer mitspielen muss, damit Sie Ihre Bestellung idealerweise schon am nächsten Werktag in den Händen halten.

Erste Prüfung im Shop

Mittelblau ist in der Liste der Bestellungen unsere Lieblingsfarbe. Denn die zeigt die schon bezahlten Bestellungen an, die sofort weiterbearbeitet werden können. Schwarz ist nicht so schlimm wie es aussieht. Das sind die Vorkassen-Bestellungen, die uns ein wenig mehr Arbeit machen, aber natürlich völlig in Ordnung sind.
Nur ungern sehen wir rot, denn dann ist bei der Bezahlung irgendwas schief gegangen. Das liegt zwar außerhalb unseres direkten Einflußbereichs, ist aber für Sie genauso ärgerlich wie für uns. Erleichtert sind wir, wenn wir feststellen können, dass der betroffene Kunde einen zweiten Versuch unternommen hat, der erfolgreich verlaufen ist. Dann stornieren wir die erste Bestellung, und alles ist in Ordnung.

Ab in die Warenwirtschaft

Da der größte Teil der weiteren Verarbeitung in unserem Warenwirtschaftssystem stattfindet, müssen die Bestellungen aus dem Shop dorthin übertragen werden. Dazu sind nur ein paar Klicks nötig, während der Rest weitgehend automatisch geschieht – was aber nicht bedeutet, dass danach nichts mehr zu tun ist. Im Gegenteil: Wenn die Maschine fertig ist, sind die menschlichen Augen und das Gehirn gefragt, um die Bestellungen in die richtigen Bahnen zu lenken.

Denn je nach enthaltenen Artikeln wird die Bestellung an einem anderen Ort versandfertig gemacht und muss zur Verarbeitung dorthin gebracht werden. Die im Warenwirtschaftssystem hinterlegten Bestandsdaten sind dabei eine wichtige Orientierung und führen mit dem Wissen des Bearbeiters zur optimalen Entscheidung im Spannungsfeld zwischen Geschwindigkeit, Kosten, Arbeitsaufwand und Transparenz.

Speed für sortenreine Bestellungen

Enthält eine Bestellung beispielsweise ausschließlich Kugellager, ausschließlich Werkzeug oder ausschließlich Griffe, dann ist sie ein klarer Fall für eines der Außenlager. Wenn die dafür bestehenden Mindestbestellwerte überschritten sind, wirkt der Segen der Digitalisierung. Ein kurzer Knopfdruck genügt, und schon erfolgt die Datenübertragung ins Außenlager.
Das ist ein willkommener Fortschritt für alle Seiten, wobei die vorgeschaltete Prüfung doch noch eine wichtige menschliche Aufgabe bleibt. Da die Außenläger per UPS versenden, müssen Adressen mit Packstationen herausgefischt werden. Auch Kunden, die explizit eine Lieferung mit DHL wünschen, dürfen nicht aus den Außenlägern beliefert werden, sondern müssen den „Umweg“ vom Außen- ins Zentrallager mit anschließendem Versand per DHL in Kauf nehmen.

Die Aufteilung gemischter Bestellungen

Wir freuen uns, wenn Sie in unserem Shop Produkte aus verschiedenen Warengruppen kaufen. Dafür bieten wir ein so großes Sortiment und kümmern uns gerne um die Aufteilung der Bestellung auf verschiedene Läger. So kann es also vorkommen, dass Sie zwei oder mehr Lieferungen erhalten, die jeweils nur eine Warengruppe enthalten. Das spart Ihnen Zeit, den Artikeln Wege und uns Handgriffe verglichen mit der Alternative, erst alle Artikel aus den Außenlägern zu uns ins Zentrallager kommen zu lassen und anschließend gemeinsam an Sie zu versenden.

Ab in die Hülle und ins Lager

Für alle Artikel, die bei uns im Zentrallager verfügbar sind, erstellt unser Warenwirtschaftssystem einen Lieferschein oder Packzettel. Gemeinsam mit Etiketten für kleinere, mess- oder zählbare Artikel wie O-Ringe, Gummi-Metall-Elemente oder Dichtungen werden diese in farbigen Hüllen ins Lager gebracht. Die roten Hüllen mit den Lieferscheinen sind das Beste, denn das bedeutet, dass die Artikel vorrätig sind und noch am gleichen Tag versendet werden.

Grüne Hüllen stehen leider nicht für freie Fahrt, sonden dafür, dass die Anmerkung „Zwischenverkauf vorbehalten“ bei mindestens einem Artikel zum Tragen gekommen ist. Irgendwer war schneller, hat sogar das Anstandsstück aufgekauft, und Sie als Besteller müssen leider auf Nachschub warten. Damit das bei den anderen Artikeln nicht auch noch passiert, werden diese sofort kommissioniert und für Sie reserviert.

Fleißige Hände picken und packen

Die farbigen Hüllen werden nach Warengruppe und Lagerort vorsortiert. Das minimiert die Wege für unsere Lageristen, die die Artikel somit schneller aus den Regalen picken und kommissionieren können.

Sind alle Artikel zusammengetragen, landen sie in einer eigenen Schublade eines rollbaren Türmchens (in der Mitte des übernächsten Bildes und im Titelbild zu sehen). Jede Bestellung wird vor dem Verpacken nochmal geprüft. Auch ein weiterer prüfender Blick auf die Vollständigkeit der Adresse vermeidet ungewollte Rückläufer, die aber selbst bei korrekten Adressen leider durchaus vorkommen können.

Eine ganz besondere Produktgruppe sind unsere O-Ringe. Es sind kleine und unspektakuläre Artikel, die im Betrieb aber außerordentlich wichtig sind. Deshalb ist unser Lager damit bestens bestückt. In einem eigenen Bereich mit Packtisch werden die O-Ringe gezählt, gewogen, verpackt, etikettiert und versandfertig gemacht.

Je weiter der Nachmittag voranschreitet, desto emsiger wird das Treiben im Erdgeschoss rund um den Packtisch. Die einen verpacken die kommissionierten Bestellungen, kleben die Versandetiketten auf und befüllen die Versandbox. Die anderen flitzen durch die Gänge, um auch die gerade erst eingegangenen Bestellungen noch versandfertig zu machen, bevor der große gelbe LKW und der Abholservice für die Briefsendungen anrollen und für diesen Tag „Rien ne va plus“ signalisieren.

Es ist vollbracht…

Für den aktuellen Versand stimmt das natürlich. Aufräumen und für den nächsten Tag klar Schiff machen, lautet die Devise bis zum verdienten Feierabend im Lager.
Wenn die Pakete und Briefe vom Hof rollen und die Lieferscheinfächer leer sind, kann der Versandstatus im Online-Shop auf „Ware versendet“ gesetzt werden. Die Besteller erhalten dadurch die heiß ersehnte Mail, dass die Ware unterwegs ist.

Und was passiert sonst noch?

Auch wenn unser Zentrallager und die Außenläger zusammen riesig sind, bleiben noch immer etliche Artikel übrig, die dort nicht lagernd oder gerade vergriffen sind. Dann kommt unser großes Lieferantennetzwerk zum Tragen, und wir werden zum Besteller. Die Lageristen sind folglich an den Vormittagen gut mit Warenannahme beschäftigt. Auspacken, zählen, prüfen, neu etikettieren und den Erhalt im Warenwirtschaftssystem bestätigen – das sind ihre Aufgaben, damit möglichst viele Lieferscheine aus dem Drucker kommen. Denn die bedeuten, dass Bestellungen versandfertig gemacht werden können.

In der Auftragsbearbeitung wird derweil bei den offenen Aufträgen nach dem Rechten gesehen. Sind die Lieferungen aus den Außenlägern beim Kunden angekommen? Wo stehen noch Artikel aus? Wann werden diese erwartet? Können wir mit einer Teillieferung helfen? Wo stecken vermisste Sendungen?
Das ist die Kür aus wiederkehrenden und zum Teil immer wieder neuen Fragen, die zu beantworten sind, um eine Bestellung so schnell und kundenfreundlich wie möglich abzuswickeln.

Wir hoffen, dieser kleine Blick hinter die Kulissen der Bestellabwicklung hat Ihnen gefallen und die eine oder andere Erkenntnis gebracht.

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